Assinatura eletrônica na área de compras: descubra as maiores vantagens!

 

 

São muitas as vantagens da utilização da assinatura eletrônica na área de compras, desde o acréscimo de agilidade aos processos até a redução de custos nas operações. Aliás, sabia que com essa tecnologia é possível se livrar de vez da papelada do setor, aderindo a um sistema bem mais seguro, organizado e eficaz?

É preciso lembrar que a gestão de compras é extremamente estratégica para o setor varejista.

O profissional da área deve ser habilidoso para conseguir atender às demandas do mercado consumidor ao mesmo tempo em que otimiza o fluxo de caixa e negocia valores mais vantajosos com fornecedores. Como a assinatura eletrônica ajuda nessa rotina?

No post de hoje, vamos apresentar as principais vantagens da adoção da assinatura eletrônica na área de compras, além de explicar como essa tecnologia pode potencializar a eficiência do setor. Confira!

Elimine os papéis do escritório com a assinatura eletrônica

Um ambiente de trabalho sem documentos em papel amontoados é não só mais ecológico, mas também mais organizado e bem mais eficiente que um escritório que insiste em usar papéis para tudo. E a assinatura eletrônica é peça essencial das empresas totalmente paperless!

Segura e simples, essa solução permite que o negócio elimine a necessidade de assinar documentos de papel à mão, com caneta, para aprovar ou dar anuência a qualquer documento. Nesse caso, basta aplicar a assinatura eletrônica em um documento igualmente digitalizado e pronto!

Sem documentos em papel, a empresa não precisa mais gastar tempo e recursos preciosos com longos processos de aprovação de contratos, tampouco com a compra e a manutenção de impressoras, a reposição de tôneres e, claro, as milhares de folhas de papel que vão para o lixo ou se amontoam em arquivos desengonçados. Isso sem falar nos riscos de perdas, danos e extravios.

Por outro lado, com documentos digitais, é possível buscar por contratos no computador em questão de segundos, sem precisar se perder em meio a pilhas de papéis. A segurança alcança outro nível, a produtividade aumenta, bem como a satisfação de todos os envolvidos. Mas entraremos em mais detalhes ao longo dos próximos tópicos.

Ganhe mais agilidade nos processos do setor de compras

Como você deve saber, a agilidade pode ser fator decisivo para o fechamento de qualquer compra. Afinal, se a empresa consegue fechar um negócio vantajoso com um fornecedor rapidamente, a velocidade em que o produto estará disponível para o cliente final também será maior.

Além do mais, não é nada raro que uma demanda do mercado consumidor consiga surpreender a companhia. Nesse cenário, se o tempo de resposta do setor de compras não for adequado, muitas oportunidades podem ser desperdiçadas.

Aí entra a assinatura eletrônica, uma forma eficaz de acelerar os processos do setor de compras, especialmente quando combinada com um sistema totalmente digital de gestão de documentos. Com essa solução, é possível fechar acordos sem perder tempo com o transporte de contratos físicos entre as sedes das empresas envolvidas, tudo com muito mais segurança e menos burocracia.

A verdade é que, assim como acontece com o ciclo de vendas, o processo de compras também pode ser encurtado. Para isso, basta lançar mão das tecnologias certas, aumentando a produtividade do setor.

Reduza gastos com a assinatura eletrônica na área de compras

Processos manuais de assinatura e busca de documentos consomem tempo e esforço da equipe de compras. E não tenha dúvida: investir em profissionais altamente treinados para que passem a maior parte do expediente perdidos na burocracia pode ficar bem caro para qualquer empresa.

Com a digitalização de documentos e a assinatura eletrônica, todo o processo de fechamento de contratos e pesquisa de documentos nos arquivos fica significativamente mais rápido. Isso quer dizer que, em vez de perder dias com essa atividade em cada venda, só serão alguns minutos!

Além do gasto com recursos humanos, a assinatura eletrônica também economiza enormemente o investimento da empresa em materiais como papéis, impressoras, canetas e arquivos físicos. Todas essas ferramentas se tornam obsoletas se os documentos estão totalmente digitalizados, fazendo com que a empresa reduza suas despesas e consiga até mais espaço físico disponível em sua sede.

Trabalhe com mais segurança com documentos digitais

A segurança é um dos pontos mais importantes da gestão de contratos. Indo além de garantir a preservação do documento em si, também é preciso encontrar uma forma de assegurar a anuência dos envolvidos perante os acordos firmados nesse contrato.

No caso dos contratos físicos, isso é feito pela tradicional assinatura à caneta, no papel. O problema é que documentos regidos por esse método podem ser facilmente adulterados ou fraudados. Agindo de má-fé pode, uma pessoa pode, por exemplo, alterar a integridade de um documento já assinado ou usar outra assinatura do autor como referência, falsificando-a.

Por outro lado, com a assinatura eletrônica, nada disso é possível. Nesse cenário, a identidade de quem assinou o documento é verificada por criptografia e um login autorizado, com senha, em um sistema digital. E é claro que essas camadas extras de segurança dificultam fraudes. Sem falar que, caso um documento assinado digitalmente tenha seu conteúdo alterado, as assinaturas perdem a validade imediatamente.

Não restam dúvidas de que os documentos digitais são mais protegidos que os físicos. Pense bem: enquanto uma enchente ou um incêndio pode simplesmente devastar arquivos de papel em segundos, contratos salvos digitalmente, com cópias na nuvem, são imunes a esse risco.

Por fim, vale lembrar que, como os sistemas de documentação digital possuem ferramentas de organização e recursos de busca, também é praticamente impossível perder um documento importante que possa ser usado no futuro.

Amplie a interação do setor de compras com o resto da empresa

Em uma empresa totalmente digitalizada, a informação flui naturalmente entre os diversos setores que a compõem, sem as barreiras físicas ou os impedimentos processuais que normalmente são vistos em empresas que ainda armazenam parte do seu valor em folhas de papel.

Especificamente para o setor de compras, que deve trabalhar em plena sintonia com outras áreas operacionais para garantir a eficiência máxima do negócio, essa interação é extremamente importante.

As plataformas de documentos digitais permitem que os contratos em negociação pela equipe de compras sejam instantaneamente consultados por outros setores, sem a necessidade de transportar o papel pela empresa e, claro, sem correr o risco de os times estarem acessando versões diferentes do mesmo documento.

Dessa forma, a área de compras consegue se comunicar melhor com os setores que darão sequência ao processo produtivo, reduzindo assim erros e aumentando a velocidade do seu trabalho.

Agora que você já conhece as principais vantagens da assinatura digital na área de compras, que tal experimentar todas elas na prática? Faça um teste totalmente gratuito na plataforma da DocuSign e comprove a eficiência dessa tecnologia!