Carestream implementa assinatura eletrônica da DocuSign e reduz tempo de fechamento de contrato de 45 dias para até 24h

Fornecedor mundial de sistemas de geração de imagens médicas e de imagens de raio-X para testes não-destrutivos, a Carestream adotou a solução de assinatura eletrônica da DocuSign, empresa líder em sistemas de acordos na nuvem, para automatizar processos, eliminar burocracias e agilizar o relacionamento junto a clientes e parceiros.

Reconhecida líder em sua área de atuação por mais de 100 anos e com operações em 150 países, mais de 600 patentes para geração de imagens médicas e soluções em TI, a Carestream tinha o desafio de superar as dificuldades relacionadas ao trâmite de documentos em papel e, portanto, buscava uma solução de assinatura eletrônica. Uma negociação de vendas podia chegar a 45 dias.

Ao optar pela DocuSign, a companhia teve acesso a uma aplicação completa, disponível em ambiente digital, para o preparo, envio e coleta de assinaturas, além da gestão dos contratos — tudo armazenado na nuvem e com validade jurídica.

Mais agilidade e excelência no atendimento

Utilizando DocuSign eSignature desde o início de 2019, a Carestream entendeu a necessidade de digitalizar seus processos para otimizar a gestão de contratos.

“Nós fazemos parte de um grupo internacional e operamos no Brasil inteiro. Isso exige uma excelência no atendimento de nossos clientes, no relacionamento com parceiros e com a própria matriz. Porém, quando enviávamos contratos em papel, tínhamos que lidar com muita burocracia. Desde a produção e alteração do documento, o envio pelos correios, a coleta de assinaturas e o retorno e o reconhecimento da venda, todo o processo era muito custoso e gerava não apenas atrasos, mas estressava o relacionamento com o cliente”, comenta Fernanda Santos, coordenadora de compras da Carestream.

Com a mudança, 80% dos contratos negociados pela empresa são fechados em cerca de 24h e o restante em até sete dias. Além de otimizar o tempo das negociações, a adoção da ferramenta permitiu a redução do custo financeiro em processos de vendas e serviços em 60%.

Assim como ocorreu com os clientes da empresa, o processo para a assinatura de contratos junto a fornecedores tornou-se mais ágil, passando de uma semana para apenas um dia.

Ainda mais essencial nos momentos de incerteza 

Outro benefício em digitalizar a assinatura dos contratos foi a mobilidade. A implementação da solução permitiu melhorar a eficiência no trabalho remoto, além de facilitar a comunicação entre colaboradores, parceiros e clientes, principalmente diante do avanço da pandemia da Covid-19 e isolamento social obrigatório.

Com abrangência nacional, o trabalho da Carestream passou a ser 100% home office por mais de quatro meses – desde o anúncio das medidas de quarentena – e o uso da ferramenta minimizou impactos e reduziu o tempo de tramitação de diversos tipos de documentos.

“Utilizar a plataforma da DocuSign nos permitiu ter agilidade, não apenas na assinatura de contratos, mas nas diversas tramitações, incluindo documentos do setor de recursos humanos, propostas de vendas de produtos e serviços etc.”, relata Fernanda.

Com o uso da plataforma, a Carestream também diminuiu o uso de papel pelos colaboradores. “Nossas equipes passaram a direcionar seus esforços para atividades mais estratégicas e reduzimos a quantidade de lixo produzido, impactando no meio ambiente, já que todo o processo passou a ser realizado on-line. Com a DocuSign, conseguimos mapear melhor o fluxo de contratos, análise e gestão dos documentos, e o tempo de fechamento, que chegava até 45 dias. Agora foi reduzido para, no máximo, uma semana”, completa.