Para el Grupo Adecco, era esencial modernizar la forma en que se preparan, firman, envían y gestionan los acuerdos.
Adecco, desde hace 39 años, ayuda a las personas a encontrar un empleo y a las empresas a mejorar su competitividad a través del talento. Disponen de soluciones de Recursos Humanos para todo tamaño, sector y momento de actividad.
Solo en regiones como Asía-Pacífico (APAC), la empresa realiza miles de acuerdos cada semana.
Estos incluyen una amplia variedad de contratos, pero principalmente se centran en acuerdos de servicio con clientes para contrataciones permanentes y temporales de personal, servicios de subcontratación de procesos comerciales y acuerdos de empleo con personal adscrito a sus clientes.
En el pasado, los procesos necesarios para llegar a un acuerdo eran casi completamente manuales, lo que desperdiciaba tiempo y recursos en imprimir, escanear y que los acuerdos fueran de mano en mano entre tres o cuatro aprobadores internos antes de que se enviaran a las otras organizaciones implicadas.
También se dio un incremento del coste asociado con el almacenamiento de contratos en papel durante siete años, según las políticas internas de la misma empresa.
El Grupo Adecco creía firmemente que eliminar la ineficiencia y la frustración que rodea a los acuerdos no solo beneficiaría a sus empleados, sino también a sus clientes.
Impulsando la digitalización
Al adoptar DocuSign, el Grupo Adecco ha cambiado procesos de hace décadas por una digitalización completa. La plataforma de acuerdos de DocuSign tiene una asombrosa tasa de adopción promedio del 98 % entre los usuarios de los siete países de APAC en los que Adecco la ha implementado.
En 2021, se han completado digitalmente alrededor de 50.000 acuerdos, lo que le ha ahorrado a la empresa costos significativos y ha brindado un servicio mucho más rápido y compatible a sus numerosos clientes.
“Existe una gran oportunidad para que DocuSign nos ayude a optimizar y rastrear las aprobaciones de contratos y administrar mejor el cumplimiento interno y de la industria”, dice Estrada. El Grupo Adecco está utilizando DocuSign para la gestión de contratos en Taiwán.
Allí, los propietarios de los contratos usan DocuSign para crear acuerdos, enviarlos a las partes interesadas dentro de la empresa para su revisión y aprobación y, en última instancia, firmarlos en línea o incluso desde su teléfono móvil.
La digitalización de este proceso, que en el pasado implicaba lápiz y papel, mejora la experiencia de contratación para todos. Las aprobaciones de candidatos son más rápidas, se pueden rastrear a través del proceso del contrato y se almacenan de forma segura en la plataforma para auditoría y cumplimiento.
Adecco está superando con creces todas las expectativas de los clientes y candidatos en lo que respecta a los tiempos de respuesta.
Estrada comenta que la aceleración del ritmo de hacer negocios fue especialmente valioso cuando se trata de ejecutar contratos a corto plazo con los empleados.
“Nuestros clientes y candidatos realmente disfrutan de la conveniencia de firmar acuerdos electrónicamente”, dijo. "Tienen conocimientos digitales, están listos para adoptar la firma electrónica y están más satisfechos".
El Grupo Adecco continúa implementando DocuSign como una firma electrónica y una solución de gestión de contratos en Asia Pacífico y Estrada afirma que ha recibido un fuerte apoyo tanto de los gerentes como de los empleados.
“Tan pronto como los empleados se dan cuenta de que el proceso es más rápido con DocuSign, lo adoptan rápidamente”, dijo. “No lo ven como otra herramienta legal, más bien como algo que los apoya para permitirles hacer mejor su trabajo”.
“Nuestra industria está experimentando una ola significativa de digitalización y queremos estar a la vanguardia de eso, utilizando tecnologías como DocuSign para ubicar a las personas en los roles correctos más rápido”, dice Estrada. “Puedo ver que esto evoluciona hasta un punto en el que nuestros contratos están informados por IA y conocemos nuestra base de clientes y candidatos hasta el punto en que cada interacción es altamente individualizada”.