Element completa la firma de sus contratos en menos de una hora

Element Fleet Management es una empresa que se dedica a la administración de flotas automotrices para el sector corporativo y comercial, incluyendo vehículos ligeros, camiones, y equipo pesado. Su enfoque es simplificar lo complicado y darle un valor agregado en servicios a la flotilla de los Clientes, lo cual permite que se centren en su negocio. 

La compañía de origen canadiense llegó a Mexico en el año 2015 con de la venta del negocio de flotillas de 24 mil unidades ligeras de General Electric. Actualmente, opera 3 oficinas en Mexico (Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey) y en países como EUA, Canadá, Australia y Nueva Zelanda. En 2022, Element rebasó las 100 mil unidades Administradas en México y un millón globalmente. 

A fin de proporcionar sus servicios, Element gestionaba contratos de forma tradicional, es decir, los contratos con clientes, proveedores y empleados se negociaban en papel. Sin embargo, se requería un promedio de 2 semanas a 1 mes para que los contratos con sus clientes se firmaran por todas las partes involucradas, desde imprimir los documentos, enviarlos a los clientes mediante un servicio de mensajería, completar las firmas y enviarlos a Ciudad de México donde se encuentra la casa matriz para su archivo. Si por algún motivo el documento tenía errores o se firmaba una versión distinta, no había nada más que repetir el procedimiento.

Cómo adaptarse a la pandemia 

Con el crecimiento exponencial de Element en los últimos años, el proceso de firma de contratos se volvió más complejo. Por eso, la compañía evaluaba cómo ser más eficiente en sus procesos. Aunque desde el año 2000 el marco legal mexicano admite el uso de herramientas electrónicas como método legal para realizar contratos y transacciones, la resistencia al cambio permeaba en la empresa y se continuaba con la forma de hacer negocio de la forma tradicional. 

Desde antes de la pandemia, la compañía lanzó exitosamente la herramienta de firma electrónica con DocuSign principalmente en EE.UU y Canadá. En México, se lanzó la herramienta en 2019 antes del inicio de la pandemia, una vez completado un exhaustivo análisis de la legalidad y seguridad jurídica de la herramienta;pero pocos clientes y proveedores quisieron adoptarla. 

Sin embargo, con la pandemia por COVID-19, las personas tuvieron que resguardarse y las actividades de la empresa estaban en riesgo de aletargarse. Había clientes que no querían recibir extraños en sus domicilios para recabar sus firmas, otros más residían en EE.UU. sin poder venir a México y otros tantos se enfermaban de coronavirus, por lo cual retrasaban sus transacciones hasta pasada su cuarentena. 

“Hoy tenemos acceso a una gran cantidad de información y tenemos que gestionarla de una forma eficiente, protegiendo los intereses tanto de la compañía como de los clientes. Tenemos que ser resilientes al cambio, no resistirnos. Estamos en la era digital y el cambio ya no es una opción, sino una necesidad”, comenta Gabriela López Romero, Senior Legal Counsel de Element Fleet Management 

Debido a estos obstáculos y la necesidad de seguir funcionando ágilmente, la compañía desarrolló una estrategia global para no frenar sus operaciones, acelerarlas como respuesta a las necesidades de transporte durante la pandemia, incluyendo un mecanismo ágil y seguro de firma de documentos. Como suele sucederles a múltiples organizaciones, las crisis traen consigo oportunidades de crecimiento o innovación. La respuesta para Element estuvo en el campo digital.

La transformación digital con las firmas electrónicas

En un intento por tener una solución simple y rápida a sus problemas, en un principio Element Fleet Management contrató 2 cuentas personales de DocuSign eSignature para firmar contratos con sus clientes a manera de prueba. 

“Uno de nuestros mayores retos fue convencer a nuestros clientes de que podíamos hacer estas transacciones (de forma digital) con ellos, que eran válidas y podían confiar en nosotros. Queríamos ser más eficientes en nuestro trabajo”, describió Gabriela.

Este repentino éxito llevó a Element a contratar más y más cuentas individuales de DocuSign. Para darles aún más eficiencia, cuando sobrepasaron las 10 cuentas, DocuSign les presentó un proyecto de centralización, migrando el cliente hacía una cuenta empresarial como ya se tenía en sus locaciones en EE.UU y Canadá. La compañía había encontrado el camino para acelerar sus procesos y generar ahorros que antes parecían imposibles.

De acuerdo con Gabriela, a poco más de dos años de usar las firmas electrónicas de DocuSign, los resultados son indiscutibles: en 2021 la compañía completó más de 5,000 firmas electrónicas y una gran mayoría de las mismas se completaba en menos de una hora de estar firmada por todas las partes. La facilidad al firmar contratos aumentó exponencialmente su competitividad y liderazgo ante sus competidores en el sector.

Asimismo, además de ventajas competitivas, en 2021 DocuSign eSignature generó ahorros para la corporación de más de 39,000 hojas al año evitadas tan solo por concepto de impresiones (papel y tinta), cifra que se amplifica si se toma en cuenta que las entregas de documentación de forma digital sustituyeron el uso de mensajería.

Eficiencia generando bienestar

Dicha maximización de tiempos también se reflejó en el bienestar de la plantilla laboral. Element computó que para realizar sus procesos contractuales anuales redujo 5.500 horas de trabajo  a su equipo. Es decir, los empleados tardaron menos tiempo en cumplir las metas de la compañía.

Asimismo, la compañía expandió el uso de DocuSign a sus áreas de compras, proveedores, recursos humanos, servicio al cliente, y fin de arrendamiento. 

Si bien en 2022 la pandemia perdió intensidad y las personas nuevamente pueden hacer actividades fuera de casa, para la empresa de flotillas digitalizarse fue un paso hacia adelante en el que no existe marcha atrás.

Con alrededor de 400 empleados en México, Element Fleet Management piensa en sus siguientes pasos de crecimiento con la tecnología como valor agregado. El reto ahora es sacarle el máximo provecho a las herramientas con las que cuenta, sin embargo, está en el camino correcto: dejó atrás la tradición y se acercó a las tendencias del presente.