Grupo Colorines acelera negocios inmobiliarios con DocuSign eSignature

Aumentar el patrimonio es el sueño de millones de personas. Y qué increíble si este patrimonio está rodeado de naturaleza y tiene servicios de calidad. Este es el objetivo de Grupo Colorines, una desarrolladora de tierra que se convirtió en un hub inmobiliario en la península de Yucatán, México.

La empresa tiene más de 20 años y busca zonas con potencial urbanístico para ofrecer proyectos a dos tipos de compradores: quienes buscan bienes raíces para vivir de manera más confortable o inversionistas de proyectos inmobiliarios. Hoy, más de 1500 asesores inmobiliarios forman parte de Grupo Colorines y comercializan proyectos en 14 países. 

Según Alejandro Granja, Cofundador de Grupo Colorines, los desarrollos “facilitan el sueño patrimonial de las familias a través de proyectos que enriquecen y respetan el medio ambiente”.

Sueños retrasados por la burocracia

Sin embargo, con un equipo de asesores de ventas distribuidos en más de 14 países, y proyectos en México, Norteamérica, Centroamérica y Europa, uno de los principales retos de Grupo Colorines era el cierre de los negocios. 

El proceso de venta solía ser muy largo. Inicialmente, los abogados usaban una plantilla de contratos, donde necesitaban añadir la información del cliente. Ahí, se comenzaba un largo proceso de preparación y envío del contrato. Grupo Colorines capturaba la información del cliente, agregaba en una hoja de registro, compartía con los abogados y ellos transcribían la información en el contrato. 

Después de su aprobación, los contratos eran enviados físicamente por paquetería, para que se firmaran en papel. Si todo iba bien, ese proceso podría tomar cerca de 30 días.

Muchos factores colaboraban para retrasar el seguimiento: captura de la información del cliente, modificaciones en términos de los contratos y extravío de documentos. “Era un proceso engorroso porque tenía que haber al menos una persona de cada lado muy pendiente del control físico de un contrato ya que lleva tu firma e información que puede ser sensible” cuenta Braulio Neri, Director de Tecnologías. La compañía tiene contratos que se han atrasado 7 meses para llegar a manos del cliente.

Grupo Colorines había evaluado que este proceso, además de largo, les impedía generar más negocios. A pesar del interés de los prospectos por los nuevos proyectos, efectivamente se firmaban 10 contratos mensuales. 

La solución fue invertir en tecnología para acelerar la firma de documentos. Inicialmente, desarrollaron una aplicación propia de CRM y ERP para recolectar información y preparar los contratos. Estos todavía necesitaban ser firmados en físico y el reto de tiempo de firma aún no estaba solucionado. 

Entonces, decidieron integrar DocuSign eSignature a su plataforma para preparar, enviar y firmar los contratos de venta. A pesar de las múltiples opciones disponibles en el mercado, Grupo Colorines eligió a DocuSign por su liderazgo global en tecnología de firmas electrónicas. 

Desde que la compañía comenzó a trabajar con DocuSign, el proceso cambió radicalmente. Ahora, los asesores cargan la documentación de la venta automáticamente. El documento se verifica, luego se envía al apoderado legal y, rápidamente, al cliente. La empresa pasó de 1 mes a 2 días para recibir el contrato firmado.

“Esta nueva arquitectura virtual, hace que yo tenga que ocupar mi tiempo no en mantener varios sistemas sino mantener aquellos que sean prioritarios para el negocio y estos dejárselos a un tercero y tenerlos como un servicio más”, añade Braulio Neri.

Construyendo beneficios con las firmas electrónicas 

Al usar las firmas electrónicas de DocuSign, Grupo Colorines ha logrado un resultado asombroso: firmaron 600 contratos en los primeros 2 meses de adopción, 60 veces más que el número promedio de contratos firmados mensualmente en papel. 

A pesar de eso, según Alejandro Granja, la experiencia con la plataforma es lo que más entusiasma al Grupo. El cofundador explica que Colorines tiene 2 clases de clientes: por un lado los que compran e invierten en tierra y, por otro, los asesores.

Granja comenta esto porque, además de la preparación del documento, el monitoreo de contratos le tomaba mucho tiempo a los asesores: en qué etapa estaba, dónde se encontraba, si se extravió, si se recibió o si regresó. Como apoderado legal del Grupo Colorines, el cofundador también demoraba cerca de 6 horas semanales firmando hojas de papel. Actualmente este proceso se da en pocas horas.  

Debido a la experiencia sencilla en las transacciones de ventas, Grupo Colorines está avanzando con el uso de la firma electrónica para contratar sus asesores en 14 países y firmar alianzas con organizaciones en EEUU. 

Cliente en EEUU es la primera en utilizar la firma electrónica

En cuanto a la experiencia del cliente, Grupo Colorines se entusiasma de que el nuevo proceso sea tan simple. Basta el ejemplo del primer cliente en utilizar la firma electrónica: una señora de 71 años, que necesitaba negociar terrenos. Sin embargo, parte de los firmantes vivía en los EEUU y otra en México. Firmar en papel en dos países era complicado, con aprobaciones y transportes que retrasarían la formalización del negocio. 

La empresa le envió el contrato por correo electrónico e hicieron una llamada de seguimiento donde guiaron paso a paso a la señora para revisar el documento, el cual aprobó en pocos minutos. Así, pensaron ‘esto será un éxito'.

A pesar de haberse preparado para desarrollar un proyecto piloto para educar a sus asesores y clientes sobre el cambio, el camino fue más rápido de lo que pensaba el Grupo Colorines. El departamento jurídico aprobó la utilización de la nueva tecnología y no ha habido ningún temor por la parte comercial. Hoy, todos los asesores quieren que los contratos sean digitales. “DocuSign nos ayudó a derrumbar mitos en cuanto a lo que podemos hacer”, finaliza Alejandro Granja.