Jägermeister optimiert Unterschriftsprozesse mit DocuSign eSignature

Seit über 80 Jahren stellt das mittelständische Unternehmen, mit Wurzeln im niedersächsischen Wolfenbüttel, den weltweit bekannten Kräuterlikör Jägermeister her. Die Mast-Jägermeister SE ist eines der deutschen Unternehmen, das weltweit bekannt und erfolgreich ist. Das Unternehmen produziert in Deutschland und vertreibt seine Produkte in 150 Länder an Distributionspartner bzw. an eigene Vertriebsgesellschaften.

Die Mast-Jägermeister-Gruppe hat in den letzten Jahren viele Prozesse auf den Prüfstand gestellt und digital umstrukturiert. Damit zählt Jägermeister auch bei Administrationsprozessen zu den Vorreitern in Bezug auf Digitalisierung.

Um Unterschriftsprozesse für Verträge und Vereinbarungen, aber auch für weitere Anwendungsfälle wie beispielsweise die Unterzeichnung von Protokollen aus Gesellschafterversammlungen in Tochtergesellschaften, unternehmensweit zu optimieren, strebte die Mast-Jägermeister-Gruppe nach einer digitalen Lösung und entschied sich für DocuSign eSignature.

Implementierung von DocuSign eSignature

Die E-Signatur hatte die Mast-Jägermeister-Gruppe bereits in unterschiedlichen Bereichen dezentral implementiert und den individuellen Bedürfnissen angepasst. Die Prozessoptimierung und der Verzicht auf papierbasierte Prozesse stand in allen Bereichen im Vordergrund. Ein Bereich benötigte beispielsweise die E-Signatur, um interne Verfahrensanweisungen freizugeben. Für diesen Anwendungsfall - ohne Formerfordernisse - bot sich der Einsatz der Standard-E-Signatur mit Zertifikat an. Generell kam anfangs nur die Standard-E-Signatur zum Einsatz, um elektronisch zu unterzeichnen. Folglich wurden verhältnismäßig wenige Dokumente mit E-Signaturen unterzeichnet. Einer unternehmensweiten Verbreitung waren damit Grenzen gesetzt.

“Unser Ziel bei der globalen Implementierung von E-Signaturen bei Jägermeister war zunächst, einen unternehmensweiten Standard zu etablieren. Prozesssicherheit und -geschwindigkeit standen hierbei im Mittelpunkt.” Marc Hofmann, Head of Subsidiary Management bei der Mast-Jägermeister SE. Dazu wurde im ersten Schritt ein Standard-Unterschriftsprozess definiert, welcher sowohl für handschriftliche Signaturen als auch für E-Signaturen verbindlich ist. Dies erwies sich insofern von Vorteil, als dass die Gegenüberstellung der Prozessschritte - handschriftliche Signaturen vs. E-Signaturen - von Anfang an ein besseres Prozessverständnis bewirkten. Der Standard-Unterschriftsprozess sieht unter anderem vor, dass ein sogenannter Prozess-Owner jeden Schritt von der Vorbereitung des zu unterzeichnenden Dokumentes bis zur Ablage desselbigen überwacht und dessen korrekte Ausführung sicherstellt.

Die Mast-Jägermeister SE entschied sich Anfang 2021 für einen Top-Down Ansatz für die gruppenweite Implementierung von DocuSign eSignature und startete zunächst mit der Nutzung auf Vorstandsebene. Das Vorstandssekretariat erhielt eine DocuSign-Schulung und nahm das neue Tool sehr positiv auf. In der ersten Phase konnten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zunächst alle vom Vorstand zu unterzeichnenden Dokumente an das Vorstandssekretariat übergeben. Das Vorstandssekretariat lernte somit den praktischen Umgang mit DocuSign eSignature. Im weiteren Verlauf wurde das Tool gruppenweit ausgerollt. Dies beinhaltete die Einrichtung der Seats, der Grundeinstellungen für die Nutzerinnen und Nutzer sowie eine Schulung per Videokonferenz, bei der ein Testumschlag an alle Teilnehmer zur Bearbeitung (z.B. E-Signatur, Stempel, Textfelder füllen) gesendet wurde. Flankiert wurden die Schulungen durch Handbücher und Schulungsvideos.

Viele Unterschriften können mit den drei verschiedenen Signaturarten von DocuSign abgedeckt werden: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. In den meisten Anwendungsfällen wird bei dem mittelständischen Unternehmen jedoch die einfache Signatur genutzt. Die fortgeschrittene Signatur kommt bislang kaum zum Einsatz. Wenn allerdings die Schriftform für eine Unterschrift erforderlich ist, z.B. bei Vereinbarungen mit Banken, wird auf die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zurückgegriffen. Die Komplexität bei der Auswahl der korrekten Signaturform ist nicht zu unterschätzen. Daher hat es sich bewährt, auf einen Automatismus zu verzichten und die Verantwortung für die Auswahl dem Prozess-Owner anzuvertrauen.

“Es hat sich herausgestellt, dass eine Vielzahl von Vereinbarungen, die bislang handschriftlich unterzeichnet wurden, ohne weiteres per E-Signatur unterzeichnet werden können. Damit konnte bereits wertvolle Zeit gewonnen werden, die man sonst mit der Verteilung von Unterschriftsmappen benötigt hat. Und außerdem weiß man jetzt zu jeder Zeit, bei wem sich das zu unterzeichnende Dokument gerade befindet.” Marc Hofmann, Head of Subsidiary Management bei der Mast-Jägermeister SE.

Die 100%-ige Sicherheit der E-Signatur

Marc Hofmann erklärt, dass es gute Argumente für die Sicherheit von E-Signaturen gibt. Eine durchaus gängige Praxis, ein Dokument handschriftlich zu unterzeichnen und anschließend als PDF-Scan per Email zu versenden, ist nämlich streng genommen bei weitem unsicherer als eine E-Signatur. Denn bei einer E-Signatur erhält man ein Zertifikat und damit den Nachweis darüber, wer wann und wie e-signiert hat. Ein eingescanntes Unterschriftsbild ist jedoch kein Nachweis, dass es von der Person stammt, zu der dieses Unterschriftsbild gehört.

Evolution statt Revolution

Die Mast-Jägermeister-Gruppe hat bereits vor mehreren Jahren die Vorteile der digitalen Transformation erkannt und im Laufe der Jahre Unternehmensprozesse Schritt für Schritt digitalisiert und automatisiert. Marc Hofmann erklärt, dass Digitalisierung eine Evolution - also ein stetig fortschreitender Prozess - und keine Revolution sei. Das Unternehmen hat nach und nach neue Tools und Lösungen implementiert. Zu Beginn der Corona-Pandemie war der digitale Alltag für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bereits normal. Beispielsweise gehörten Instant-Kommunikation mit Slack und Videokonferenzen schon damals zum Geschäftsalltag. Einige Mitarbeiter waren regelmäßig auf Dienstreisen und daher nicht immer persönlich greifbar, um Dokumente zu unterschreiben. Eine zeit- und ortsungebundene Lösung für Unterschriftsprozesse war daher auch vor der Pandemie schon wichtig. “Der Schlüssel für die erfolgreiche Digitalisierung von Jägermeister ist das Abholen von unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Um erfolgreich neue Lösungen und Tools einzuführen, muss zunächst Akzeptanz geschaffen werden. Wir schulen unsere Kollegen und geben ihnen die Möglichkeit, Fragen schnell und direkt über einen DocuSign-Help-Channel in Slack beantwortet zu bekommen. Denn selbst die besten Tools können erfolglos bleiben, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht angemessen einbezogen werden.” Marc Hofmann, Head of Subsidiary Management bei der Mast-Jägermeister SE.

MAST-Jägermeister SE bei der Momentum 2022-Expertenrunde: Digitale Vertragsabläufe im Mittelstand

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