Firma electrónica: ¿Es legal en España?

Adoptar una nueva tecnología requiere tiempo y comprensión en todo tipo de mercados y sectores. 

Desde hace años, en España, la firma electrónica se utiliza para cerrar todo tipo de acuerdos y acelerar el cierre de contratos en todo tipo de organizaciones.

Pero, a pesar de ello, aún existen muchas dudas sobre la validez de esta solución en el mercado español y el marco legal que la ampara. 

En este artículo intentaremos resolver las preguntas frecuentes sobre la legalidad de la firma electrónica y por qué es válida en el Estado español desde hace años.

¿Son legales las firmas electrónicas en España?

La pregunta más frecuente siempre es la siguiente: ¿es legal la firma electrónica?

Y la respuesta es muy simple: sí, la firma electrónica es legal en el Estado español.

Actualmente, esta está regulada por:

• El Reglamento (UE) No 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 23 de julio de 2014 (“Reglamento eIDAS”); y
• La Ley española 6/2020 del 11 de noviembre, de los Servicios Electrónicos de Confianza, que desarrolla localmente algunos elementos del Reglamento eIDAS y modifica una serie de leyes españolas para garantizar el cumplimiento y la eficacia del Reglamento eIDAS

Además, encontramos que dentro de la legislación española no existe ningún requisito legal específico de utilizar una firma, o de estampar una firma en un formato determinado, ya sea una firma física (o manuscrita) o una firma electrónica.

Sólo hay algunas excepciones (p. ej., en el caso de hipotecas, donaciones, etc.) en las que una disposición legal específica requiere formalidades especiales, como el otorgamiento o la incorporación de un acuerdo en una escritura notarial y/o su inscripción en registros públicos (como el Registro de la Propiedad o el Registro Mercantil). En estos casos, puede ser necesaria la firma física y/o la comparecencia de las partes

Para entender mejor su regulación, vamos a explicar por qué se creó el reglamento eIDAS y cómo funciona en la actualidad.

Ley de firma electrónica: ¿Por qué se creó eIDAS?

La anterior directiva de la UE sobre firmas electrónicas, denominada “Directiva de Firmas Electrónicas 1999/93 / EC”, otorgó a los estados miembros la flexibilidad para interpretar la regulación a su manera e imponer sus propias restricciones y excepciones. 

Inevitablemente, algunos países impusieron leyes más estrictas que otros y las diferentes leyes hicieron imposible establecer un único estándar aceptable para las transacciones transfronterizas.

El nuevo Reglamento (UE) n.º 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza proporcionó a los miembros de la Unión Europea una forma de realizar transacciones digitales fluidas entre países, lo que finalmente estableció un clima de confianza para las transacciones digitales y en línea en toda la UE.

El impacto del nuevo entorno regulatorio fue mayúsculo. eIDAS sentó las bases para el desarrollo innovador de soluciones de firma electrónica, lo que permitió que floreciera el comercio. Por ejemplo, ha permitido el desarrollo de una amplia gama de tecnologías para autenticar a los firmantes, que las empresas pueden aprovechar en la medida que lo consideren necesario. 

La verificación de identidad es uno de esos desarrollos. La plataforma de identificación de DocuSign facilita que los usuarios de firmas electrónicas conecten prácticamente cualquier método de identificación a un acuerdo. Muchas empresas eligen incorporar controles de identificación con foto en la firma electrónica para aumentar el cumplimiento y reducir el riesgo.

Puedes consultar con nuestros expertos cómo funciona la herramienta de DocuSign al respecto aquí.

¿Qué especifica eIDAS para dar validez a las firmas electrónicas en España?

eIDAS extrae casos de uso específicos, como contratos de trabajo, acuerdos comerciales que incluyen NDA, acuerdos de venta, ciertos documentos de bienes raíces y más. Sin embargo, establece firmemente que a una "firma electrónica no se le negará el efecto legal y la admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales únicamente por el hecho de que está en forma electrónica..."

Esto significa que las empresas de la UE pueden aprovechar los beneficios de la firma electrónica en sus negocios sin preocuparse por la discriminación contra las firmas electrónicas, simplemente porque sean electrónicas.

¿Qué tipos de firmas electrónicas están cubiertas por eIDAS?

Hay tres tipos diferentes de firmas electrónicas especificadas en eIDAS:

1. Firmas Electrónicas Simples: La firma electrónica, tal y como se define en el eIDAS, abarca la amplia categoría de todas las firmas electrónicas, incluyendo "cualquier dato en forma electrónica que se adjunta o se asocia lógicamente a otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar". 

En otras palabras, es un firma en forma electrónica que un firmante puede aplicar a un documento como prueba de su aceptación o aprobación. Puede tratarse de una imagen de firma escaneada, del clic de un botón "Aceptar" en un sitio web o de una firma electrónica en la plataforma de DocuSign.

2. Firmas Electrónicas Avanzadas: Una firma electrónica avanzada es un tipo de firma electrónica que debe cumplir requisitos específicos que proporcionen un mayor nivel de verificación de la identidad del firmante, de seguridad y de sellado contra manipulaciones. El Reglamento exige que:

• Esté vinculada de manera exclusiva al firmante
• Sea capaz de identificar al firmante
• Creada con datos de creación de firma que el firmante pueda emplear bajo su control exclusivo
• Esté vinculada a los datos firmados de tal manera que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable

3. Firmas Electrónicas Cualificadas: Es el único tipo de firma electrónica que tiene un estatus legal especial en los estados miembros de la UE, siendo el equivalente legal de una firma escrita. 

Se trata de un tipo específico de firma electrónica que debe cumplir los requisitos de la firma electrónica avanzada y estar respaldada por un certificado cualificado, es decir, un certificado emitido por un proveedor de servicios de confianza que figure en la lista de confianza de la UE (ETL) y esté certificado por un Estado miembro de la UE.

El proveedor de servicios de confianza debe verificar la identidad del firmante y dar fe de la autenticidad de la firma resultante. Los estrictos requisitos de identificación del firmante y del certificado del firmante pueden hacer que las firmas electrónicas cualificadas sean poco prácticas para muchas transacciones comerciales.

¿Cómo puedo estar seguro/a del uso de una solución de firma electrónica?

Es muy importante destacar que es más que recomendable, al realizar una firma electrónica de cualquiera de estos tipos, contar con un software de firma electrónica para llevarlas a cabo.

Un tribunal puede desestimar una firma electrónica informal, especialmente en casos en los que una parte impugna la autenticidad de la firma electrónica y la otra parte no pueda aportar pruebas adicionales que confirmen que el documento fue efectivamente aceptado por la parte demandante.

Las soluciones de firma electrónica, como DocuSign eSignature, aseguran un registro electrónico de la firma y permiten autentificar a las partes.

Casos en España

Son relativamente pocas las resoluciones judiciales que se pronuncian específicamente sobre la validez de la firma electrónica, lo que refleja un fuerte consenso de que, por regla general, una firma electrónica puede ser aceptada legalmente como medio válido y suficiente para acreditar y hacer valer los derechos y obligaciones legales.

Si quieres conocer varios casos legales, puedes descargar nuestra guía legal de la firma electrónica en España aquí.

Como podemos observar, el esfuerzo que realizan organizaciones como la Unión Europea o estados como España en asegurar la validez de la firma electrónica en países como el nuestro es total, lo cual hace más y más prometedora la idea de implantar este tipo de soluciones en empresas y organizaciones.

Si quieres aprender más sobre cómo funciona DocuSign eSignature y ahorrar costes y tiempo a la hora de cerrar acuerdos, puedes probar nuestra solución o contactar con uno de nuestros expertos.