Massenverfahren: Wirtschaftskanzlei KARIMI.legal beschleunigt Signatur- und Identifizierungsprozesse dank DocuSign-Lösungen

KARIMI.legal ist eine Wirtschaftskanzlei mit Sitz in Berlin, die sich auf Wirtschaftsrecht, Wettbewerbsrecht und Legal-Tech-Massenverfahren spezialisiert hat. Mit einem Team von elf Mitarbeitern konzentriert sich die Kanzlei insbesondere auf die Vertretung von Verbraucheransprüchen gegen Großunternehmen. 

Kanzleigründer Roosbeh Karimi gehört zur neuen Generation von Rechtsanwälten, welche die Digitalisierung ambitioniert vorantreiben möchten. Seine Kanzlei setzt bereits seit 2016 erfolgreich auf die elektronische Akte und benötigt keinen sperrigen Aktenschrank mehr. DocuSign eSignature und DocuSign Identify ermöglichen nun auch die rechtssichere digitale Verwaltung von Unterschriften und Identitätsüberprüfungen, zum Beispiel bei Vollmachten und Zessionsverträgen.

DocuSign-Lösungen ermöglichen effiziente digitale Prozesse – statt aufwändiger Papiervorgänge 

In der deutschen Rechtsbranche schreitet die digitale Transformation nur langsam voran. Viele Dokumente müssen nach wie vor in Papierform eingereicht werden. Insbesondere bei Vollmachten und Abtretungsverträgen verlangt der Gesetzgeber häufig noch eine handschriftliche Unterschrift. Als Vorreiter in Sachen Digitalisierung versucht Karimi, diese Prozesse auf elektronischem Weg effizienter zu gestalten, hat aber bislang noch keine gerichtsfeste Lösung gefunden. So bleibt dem Kanzleiteam der tägliche Kampf mit dem Papier bisher nicht erspart.

Der Aufwand ist enorm: Zum Kanzleialltag gehört, dass teilweise hunderte bis tausende Vollmachten zur rechtsverbindlichen eigenhändigen Unterschrift ins Ausland geschickt werden müssen. Dazu müssen die Dokumente ausgedruckt und an viele verschiedene Empfänger verschickt werden. Nicht selten muss die Kanzlei nachhaken, ob die Unterlagen den richtigen Weg gefunden haben. Und dann muss die unterschriebene Vollmacht auch wieder den Weg zurückfinden. Der gesamte Prozess ist also sehr langwierig, umständlich, personalintensiv und entsprechend teuer.

Darüber hinaus fordert der Gesetzgeber im Rahmen des Geldwäschegesetzes eine sichere Identifikation , zum Beispiel bei Immobiliengeschäften oder auch schon bei der (treuhänderischen) Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten. Bisher wurde dies in den meisten Fällen dadurch erreicht, dass sich die Mandanten persönlich in der Kanzlei mit ihren Ausweispapieren identifizierten.

Ein Aufwand, der für alle Seiten lästig ist: „Wir vertreten auch viele internationale Unternehmen - etwa aus der Reisebranche - und da hat keiner aus der Führungsetage Zeit und Lust, nur für eine Identifizierung oder eine Unterschrift nach Berlin zu kommen. Das war aber die Herausforderung, um eine rechtsgültige Vollmacht zu bekommen“, sagt Kanzleigründer Roosbeh Karimi.

DocuSign-Lösungen sind bekannt, einfach zu bedienen und minimieren den Aufwand.  

Der Anwalt suchte daher nach einer digitalen Lösung, die die EU-qualifizierte Signatur in vollem Umfang und gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift, also der gesetzlichen Schriftform, gewährleisten konnte. Ab Anfang 2023 waren plötzlich entsprechende Angebote auf dem Markt.

„Nach einem Vergleich der Angebote haben wir uns für DocuSign entschieden, weil es meiner Meinung nach der größte und seriöseste Anbieter ist. „Jeder kennt DocuSign, viele haben es schon genutzt“, sagt Roosbeh Karimi.

DocuSign eSignature reduziert den Aufwand bei Massenverfahren erheblich

Die Einführung der DocuSign eSignature hat in der Kanzlei KARIMI.legal zu einer deutlichen Arbeitserleichterung geführt: Durch die digitale Ablage der Dokumente in der Akte entfallen das Einscannen und die aufwändige Suche nach Dokumenten. Auch das Ausdrucken, Versenden und Warten verkürzt sich. Nicht zuletzt verringert sich die Reaktionszeit der Kundinnen und Kunden erheblich, da sie Dokumente digital signieren können. 

Darüber hinaus führt der Einsatz von DocuSign zu einem verbesserten Kundenservice: „Es wird zwar immer einige Mandantinnen und Mandanten geben, die auf den postalischen Versand von Dokumenten bestehen, aber die meisten sind froh, dass sie ihren Teil des Prozesses schnell und einfach digital erledigen können. Die Möglichkeit, Dokumente auf einen Blick zu prüfen und digital zu reduzieren, sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in die Kanzlei“, erklärt Roosbeh Karimi.

DocuSign Identify sorgt für Compliance-konforme Identifizierung

Auch für die Kanzlei reduziert DocuSign Identify den Aufwand erheblich: „Die Einführung von DocuSign hat die Verifikation unserer Mandanten, insbesondere im Hinblick auf die Compliance-Anforderungen des Geldwäschegesetzes, deutlich vereinfacht. Durch die sichere digitale Identifizierung können unsere Mandanten den Verifizierungsprozess bequem von zu Hause, vom Büro oder von jedem anderen Ort aus durchführen“, so der Kanzleigründer.  

Über die DocuSign-Plattform können die Mandanten die erforderlichen Dokumente digital unterzeichnen und eine Benachrichtigung an die Kanzlei senden. Diese kann das Dokument dann rechtssicher in ihrer Akte ablegen, um für eventuelle Geldwäscheprüfungen gerüstet zu sein. Dank DocuSign kann KARIMI.legal nachweisen, dass die Kanzlei alle notwendigen Schritte korrekt durchgeführt hat und somit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Reibungslose Einführung und Integration von DocuSign-Lösungen

Auch mit der Einführung der Lösung ist Karimi sehr zufrieden: „Das Customer Success Team von DocuSign hat uns während des gesamten Prozesses ausgezeichnet unterstützt. Die Einführung verlief schnell und reibungslos und wir konnten unsere bestehenden Systeme nahtlos integrieren“, so Roosbeh Karimi. So lässt sich die Lösung problemlos in das CRM-Tool Pipe Drive integrieren, das KARIMI.legal einsetzt. 

Die Schnittstelle über den Marketplace ermöglicht eine einfache Individualisierung der Signaturen für die Kanzlei und ihre Mandanten. „Sowohl personell als auch technisch war alles bestens organisiert, so dass wir uns schnell in die DocuSign-Lösung einarbeiten konnten. Die Menüführung ist übersichtlich und wir konnten die gewünschten Einstellungen problemlos vornehmen.“

Mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit dank DocuSign

Schon kurz nach der Einführung von DocuSign kann sich Roosbeh Karimi über die Vorteile der Lösung freuen: „Wenn durch die ID-Verifizierung plötzlich dreißig Minuten pro Fall eingespart werden können, mag das bei einzelnen Mandaten nicht viel ausmachen. Aber bei einer größeren Anzahl von Mandaten und Massenverfahren können sich diese Einsparungen auf Hunderte von Stunden summieren, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.“ 

Das steigert nicht nur die Effizienz der Kanzlei, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem dynamischen Marktumfeld. „Und ein bisschen mehr Ruhe für die Arbeit macht auch die Mitarbeiter glücklicher.“