Novo Nordisk revoluciona la aprobación de contratos e inspira mercados en Latinoamérica

Novo Nordisk es una de las mayores organizaciones farmacéuticas del mundo, presente en 170 países y con más de 42 mil empleados. En México, la compañía firma cientos de documentos y de contratos cada semana. Todavía, para asegurar la seguridad y conformidad jurídica, el proceso de revisión y aprobación siempre fue un gran desafío para el equipo legal, lo cual creaba conflictos con el equipo comercial. 

Antes de la adopción de DocuSign para optimizar sus procesos, el área legal de Novo Nordisk en México no solía revisar y aprobar nuevos contratos tan rápido cuanto los equipos de ventas quisieran. El tiempo promedio de aprobación de un nuevo contrato llegaba a 30 días.

Por esto, tenían el desafío de agilizar los procesos con simplicidad y proveyendo una experiencia más sencilla al equipo comercial, sin dejar de seguir los criterios de cumplimiento de la compañía.

Según Andrés Vásquez Obando, Director Legal y Cumplimiento de Novo Nordisk en México, múltiples procesos de aprobación dependían del área jurídica. Todavía, había documentos o contratos que no necesitaban un formalismo adicional, ya que no eran de alto nivel de riesgo para la compañía.

Además del largo proceso de aprobación, un análisis profundo demostró una serie de inconsistencias, incluso almacenamiento en desorden, pérdida de documentos firmados en físico e incluso documentos faltantes. Todo esto demandaba una gran cantidad de gente para revisar y gestionar el proceso de elaboración, revisión, firma y archivo de contratos.

Cierre de contratos más ágil, equipos más felices

Al evaluar las oportunidades de optimización de los procesos, Novo Nordisk identificó que un 90% de sus contratos se podrían se convertir en el formato electrónico. Al adoptar DocuSign eSignature, la solución de firmas electrónicas permitió al equipo legal disminuir la aprobación y firma de los documentos y contratos de 30 días a un promedio de 6 horas. La transición se hizo con los documentos de menor riesgo y se fue ampliando a todo tipo de documentos, acuerdos y contratos de bajo riesgo.

“La regla general es que el área legal no es bien vista por las áreas comerciales al interior de las compañías. Nosotros, al tomar esta iniciativa y reducir los tiempos del proceso de revisión de documentos y contratos, nos volvimos un aliado de nuestra área comercial y empezamos a generar sinergias que le permiten hacer más eficiente la operación del negocio”, comenta Andres.

DocuSign ayudó a Novo Nordisk a automatizar procesos al integrarse con otras aplicaciones utilizadas por la empresa, convertir el flujo de aprobaciones en el formato digital y además ofrecer un repositorio centralizado desde donde el equipo legal puede buscar el historial y mantenerse en conformidad con los procesos de auditoria.

“Cuando logras tener un nivel de trazabilidad, de calidad de auditoría, entonces está dándoles beneficios a todos los steakholders”, afirma Andrés. 

Resultados que inspiran 

Aunque el proyecto fue creado para solucionar un problema muy específico, y de un proceso en particular, cuando la gente empezó a ver el éxito de este caso, otros equipos empezaron a pedir que el área legal evaluara si había otras maneras de utilizar DocuSign.

Además de expandir el uso de la solución para otros equipos en la oficina en México, la experiencia inspiró transformaciones en Latinoamérica. Al enterarse del éxito de la iniciativa, países como Colombia, Perú, Chile y Brasil, empezaron a cuestionar sobre los cambios y luego Novo Nordisk expandió el uso de las firmas electrónicas para toda la región.

Latinoamérica se volvió un caso de estudio para la compañía y hoy el 90% de las oficinas de Novo Nordisk en el mundo adoptan la tecnología de DocuSign. 

Los buenos resultados también inspiraron la expansión del uso de las funcionalidades de los productos, como los powerforms, las firmas offline y las integraciones con otras aplicaciones. 

“Un proceso que antes ocurría en papel, hoy se pasa 100% en ambiente digital, mediante integraciones que partieron con un sólo sistema que se suma a otras herramientas via API”, afirma Andrés. 

Adoptar las firmas electrónicas es una decisión de negocio

Una cuestión frecuente acerca de la transformación digital de los acuerdos es su validez jurídica en México. Para Novo Nordisk este cambio es una decisión de negocio. 

“La ley de firmas electrónicas busca protección del instrumento jurídico, que hoy en día, como se están andando los negocios, ya no es necesario. Por ejemplo, cuando entras en Google y firmas los términos de uso, no hay dudas de que estás aceptando estos términos. Esto no tiene un certificado digital válido en México. Y desde la modificación del Código Civil a nivel federal, vemos la posibilidad de utilizar las firmas electrónicas de manera más extensa. Es una decisión que debe medir el riesgo de simplificar el proceso y un posible litigio y cada compañía debe hacer su propio análisis”, opina Andrés.

Con procesos automatizados, los equipos pueden dedicarse a revisar temas más complejos, temas de compliance más serios y de alto riesgo, sin afectar la operación y sin tardar la entrega de la información.

“En la medida en que la operación, la transacción o el contrato que se firma tiene un riesgo bajo a nivel litigioso no hay ningún inconveniente de implementar una solución de firma electrónica”, finaliza.