United Airlines agiliza flujos de trabajo de RR. HH. con DocuSign eSignature para ServiceNow

La historia de United comenzó hace casi un siglo con el primer vuelo comercial de correo aéreo de la nación. Desde entonces ha crecido hasta convertirse en una de las aerolíneas más grandes del mundo, que opera más de 4500 vuelos diarios. A lo largo de la larga historia de la aerolínea, una cosa siempre ha permanecido igual: Su gente está en el centro de su éxito.

Más de 87 000 personas trabajan para United. Se esperan miles más en un futuro próximo. A medida que los viajes comenzaron a aumentar a los niveles anteriores a la pandemia (y mucho más), conseguir nuevas contrataciones a bordo lo más rápido y fácilmente posible se convirtió en una gran prioridad. Pero el papeleo manual siguió siendo un obstáculo para RR. HH., especialmente cuando se trataba de verificar los antecedentes de los empleados. 

"Necesitábamos que el proceso fuera fácil de usar, legalmente inmutable y confiable", dijo Stefan Josephson, gerente sénior de Desarrollo de Aplicaciones de TI. DocuSign eSignature marcó todas esas casillas mientras brindaba una experiencia perfecta a los empleados.

Conectar herramientas digitales para atraer nuevas contrataciones más rápido 

"Atraer personas a nuestras puertas desde el primer día siempre fue un desafío", dijo Josephson. Las regulaciones federales requieren una serie de autorizaciones para cierto personal del aeropuerto antes de que se les emitan gafetes. Eso incluye controles penales basados en huellas dactilares, que los empleados necesitan firmar. Históricamente, los formularios de autorización se completaban con lápiz y papel y se trasladaban físicamente al aeropuerto. Si faltaba algo o era ilegible, volvía al punto de partida.

"Nuestro desafío fue encontrar una manera más eficiente de firmar con precisión estos formularios, devolverlos al equipo que los procesa y almacenarlos de forma segura para fines de auditoría", dijo Josephson. DocuSign eSignature abordó los tres mientras se conectaba sin problemas a la plataforma en la que RR. HH. confía: ServiceNow.

Mediante el uso del innovador conector DocuSign de ServiceNow, el equipo de United pudo lanzar una solución renovada en muy poco tiempo. Ahora, todos se benefician de un proceso más rápido y transparente que está centralizado en el portal para empleados Help Hub de United.

Por ejemplo:

1. Los empleados pueden solicitar una verificación de antecedentes penales (CHRC) en el Help Hub, donde se les proporciona información detallada e instrucciones.
2. Luego, se genera un formulario CHRC electrónico en DocuSign y se completa previamente con los datos de los empleados almacenados en ServiceNow, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
3. Una vez que se firma electrónicamente, el formulario completado vuelve a ServiceNow para su revisión y almacenamiento.

Unir indicadores clave en una sola vista

Antes de digitalizar el proceso con ServiceNow y eSignature, las verificaciones de antecedentes podían llevar semanas. Hoy en día, la mayor parte de las nuevas CHRC se procesan en un plazo de 15 días. Las renovaciones se procesan el mismo día y requieren un esfuerzo significativamente menor que antes, cuando se trataban como nuevas presentaciones.

"Como lidiábamos con pilas de papel, no teníamos una buena manera de hacer un seguimiento de estas cosas", dijo Josephson. "Una de las ventajas que obtuvimos al hacer esto con DocuSign y ServiceNow es saber dónde están las cosas en el proceso en un momento dado". 

A lo largo de todo este proceso, RR. HH. tiene visibilidad en tiempo real de datos operativos valiosos en ServiceNow, incluido el tiempo de procesamiento promedio y la cantidad de envíos en cola e incompletos por división o ubicación.

La integración también ayudará a United a evitar una pesadilla de auditoría. Los documentos de DocuSign completados fluyen directamente al módulo de gestión de documentos de empleados en ServiceNow, en el que las políticas de seguridad y retención se aplican automáticamente. “En lugar de tener que encontrar hojas de papel que coincidan con cada empleado auditado, podemos hacer una búsqueda rápida e imprimir documentos a petición", dijo Josephson.

Adelante con DocuSign

La racionalización del proceso de la CHRC fue solo el comienzo, dijo Josephson. United también aprovecha la integración para uno de sus procesos de desvinculación: encuestas y formularios de liberación para ciertos empleados de contratistas. En este caso, el proceso es iniciado por el equipo de RR. HH. como un caso de ServiceNow, que activa automáticamente una tarea de DocuSign para los contratistas específicos en el portal Help Hub.

“Pudimos tomar lo que elaboramos antes y modificarlo para este nuevo caso de uso en aproximadamente dos semanas", aseguró Josephson. Hay más oportunidades en el horizonte, incluida la digitalización de cartas de oferta, solicitudes de viaje, formularios de salida y varias otras tareas de incorporación. "Mi equipo siempre está buscando formas de modernizar los procesos".